1С: Кабинет сотрудника — готовое решение для КЭДО от 1С

Согласно положениям ТК РФ, кадровый электронный документооборот (КЭДО) представляет собой процесс формирования, использования, подписания, согласования и хранения кадровой документации в цифровом виде без необходимости его дублирования в бумажном формате. В этой статье выясним, как перейти на кадровое ЭДО, рассмотрим особенности встраиваемого решения 1С для организации КЭДО, а также его настройку и применение в целях оптимизации цифрового документоборота в сфере трудовых отношений.

Обязательно ли переходить на КЭДО?

На данный момент переход на электронный кадровый документооборот является правом, а не обязательством организации. Однако 2025 г. является годом подведения итогов пилотного проекта по внедрению КЭДО в Федеральной налоговой службе, Федеральном казначействе и Министерстве цифрового развития, и предполагается, что уже через 3-5 лет использование кадрового ЭДО станет обязанностью каждого предприятия.

Несмотря на то, что переход на электронный кадровый документооборот в организации пока является добровольным, — около 80% компаний уже оценили плюсы избавления от бумажных носителей. Среди преимуществ внедрения системы кадрового документооборота руководители выделяют:

1. снижение расходов за счет отказа от “бумажного” дублирования информации;

2. уменьшение времени на подписание и отправку документации;

3. упрощение оборота документов с работниками филиалов, вахтовиками, “удаленщиками”; 

4. возможность подписывать документы с любого устройства и в любое время;

5. оперативный поиск нужной документации;

6. минимально трудозатратное соблюдение норм законодательства в сфере ведения кадрового документооборота.

Внедрение электронного кадрового документооборота: как перейти на КЭДО?

В соответствии с положениями 22 статьи Трудового кодекса РФ внедрение цифрового кадрового учета осуществляется в несколько этапов:

1. Подбор платформы;

2. Формирование рабочей группы по переходу;

3. Анализ действующей системы кадрового делопроизводства;

4. Подготовка локальных нормативных актов;

5. Заказ цифровых подписей;

6. Настройка системы и ее запуск.

Выбор платформы для кадрового ЭДО

Работодатель сам определяет информационную систему электронного кадрового документооборота, на основе которой будет осуществляться КЭДО на предприятии. Всего вариантов два:

- Единый сервис “Работа России”;

- Готовая информационная система на базе 1С.

В теории есть еще и третий вариант — самописное решение — но его востребованность низкая, поскольку для него требуются значительные инвестиции в разработку, внедрение и интеграцию с другими сервисами.

Платформа “Работа России”

Электронный кадровый документооборот в организации может осуществляться на базе ЕПГУ — Единого портала госуслуг, который предоставляет в том числе и инструменты для осуществления документооборота в электронной форме. 

Работа с кадровыми документами через “Работу России” соответствует требованиям законодательства; в данной информационной системе поддерживаются:

• кадровые документы (исключая те, которые запрещено переводить в цифровую форму — например, СТД-Р и трудовые книжки)
• форматы цифрового документооборота в сфере трудовых отношений (PDF/A, XML-описания, присвоение кодов документов
• подписи ПЭП, УНЭП, УКЭП (строго по видам документов)

Сервис кадрового документооборота в информационной системе «Работа России» предоставляется на бесплатной основе, однако он имеет ограничения по числу сотрудников, требует внешнего сопровождения, в нем отсутствует оперативная техническая поддержка и интеграция с программами 1С, что делает невозможным его использование в связке с учетной системой предприятия. Из минусов также стоит отметить сложность интерфейса — хотя разработчики обещают, что в будущем он будет доработан.

Как работает кадровый электронный документооборот от 1С

1С: Кабинет — прикладной инструмент для ведения электронного кадрового документооборота от крупнейшего разработчика програмного обеспечения — фирмы 1С. Как и “Работа России”, 1С: Кабинет отвечает всем требованиям закона в сфере трудовых отношений; однако он не “оторван” от учетной системы, а встраивается в нее, позволяя осуществлять все действия в удобном интерфейсе внутри конфигурации 1С. Решение легко и быстро интегрируется с большинством программных продуктов 1С (ERP-решения, “Зарплата и управление персоналом”, “Комплексная автоматизация” и прочие), не требуя трудоемкой настройки и позволяя осуществлять весь документооборот предприятия в едином информационном пространстве.

Сервис предоставляет удобные инструменты как для HR, так и для работников, которые в режиме онлайн могут запрашивать, получать и отправлять через личный кабинет широкий перечень документов, а также подписывать их цифровой подписью (причем УНЭП пользователи 1С: Кабинет могут получить бесплатно — прямо в интерфейсе 1С). Вся работа ведется в рамках личного кабинета с подключением сервиса 1С-ЭДО; при необходимости КЭДО от 1С можно интегрировать с единым порталом Госуслуг.

В 1С: Кабинет поддерживаются те же виды кадровой документации и форматы файлов (PDF/A, XML), что и в “Работе России”. Однако в случае с решением 1С у обладателя данных будет больше контроля над ними, так как хранятся они не под надзором государственного регулятора, как в случае с информационной системой на базе ЕПГУ, а на стороне подключенных операторов и 1С. Внешнего сопровождения решение не требует — и его использование существенно экономит время кадровиков и IT-специалистов.

Поддержка документов

1С: Кабинет позволяет перевести в цифровой вид практически полный перечень ключевой кадровой документации, которую вы ранее оформляли в бумажном виде, чтобы подать работникам на подпись. Приказы, уведомления, трудовые договоры и другие документы в 1С: Кабинет по юридической силе признаются соответствующими бумажным аналогам, так как заверяются цифровыми подписями: у работника это будет УНЭП, у нанимателя — УКЭП. 

Как и в “Работе России”, в 1С: Кабинет нельзя вести в электронной форме справки СТД-Р, трудовые книжки, приказы об увольнении, акты о производственных травмах и других несчастных случаях, а также некоторые документы относительно инструктажа по охране труда: по закону все они должны быть на бумажных носителях.

Практическая часть

Подготовка к работе

Специалисту по кадрам нужно будет подготовить список форм, которые понадобится интегрировать в КЭДО от 1С, и привести кадровую документацию в соответствующий унифицированным требованиям стандарт. Также его задача — подготовить поправки к локальным НПА, в том числе к Положению о порядке, в котором будут указаны требования к оформлению документов.

 В контексте подготовки также нужно поручить IT-отделу заранее сделать электронные аналоги всех востребованных типов кадровых документов: любой сотрудник предприятия может внезапно запросить документы относительно своей трудовой деятельности — и по закону наниматель будет обязан их предоставить в срок, не превышающий трех рабочих дней с момента получения запроса. В частности, подготовить нужно будет электронные формы справок: о начислениях, заработной плате, уплате взносов.

Настроить параметры работы в 1С:Кабинет специалист по кадрам может самостоятельно либо с помощью сотрудников собственной IT-службы предприятия. Также можно обратиться к технической поддержке 1С, которая работает круглосуточно.

Настройка и использование 1С: Кабинет КЭДО

Администратор (IT-специалист) должен:

- настроить раздел “Обмен электронными документами”;

- подключить цифровые подписи;

- указать используемые сертификаты;

- включить и настроить модуль кадрового документооборота в цифровой форме.

2. Настройка структуры

Организационную структуру, работников и подразделения предприятия в 1С КЭДО “Кабинет сотрудника” нужно будет синхронизировать с актуальной базой учетной системы 1С.

3. Приглашение сотрудников

Пригласить сотрудников присоединиться к системе кадрового электронного документооборота в 1С: Кабинет можно массово или индивидуально — настроив приглашения для определенных работников.

4. Получение согласия

Приглашенный работник должен подтвердить свое участие: он делает это с помощью усиленной неквалифицированной цифровой подписи, которую может бесплатно получить в 1С: Кабинет. После этого для него становится доступна работа с электронными документами в сервисе.

5. Обмен электронной документацией

• В учетной системе 1С специалист по кадрам создает необходимый документ;
• Готовые файлы направляются в 1С: Кабинет;
• В личном кабинете работник просматривает, подписывает и осуществляет другие действия с доступными для его учетной записи документами.

Переход на КЭДО — важный шаг к повышению эффективности кадрового делопроизводства. Несмотря на необязательность процедуры, в ближайшее время переход перестанет быть добровольным, и внедрить электронный кадровый документооборот так или иначе придется всем предприятиям. Если вы заинтересованы в том, чтобы перейти на удобную для бизнеса систему кадрового ЭДО с наиболее простой интеграцией с учетной системой, не требующую внешнего сопровождения, которую также можно объединять с сервисом Госуслуг, то оптимальным решением будет 1С: Кабинет.

Чтобы подготовить предприятие к будущим нормативным требованиям, модернизировать документооборот и уже сейчас пользоваться всеми преимуществами делопроизводства в цифровой форме, — обратитесь в “Софт-Юнити”, и мы поможем:

1. внедрить «Кабинет сотрудника»;

2. настроить интеграцию с операторами ЭДО и Госуслугами;

3. доработать решения под ваши бизнес-процессы;

4. обучить сотрудников работе с КЭДО.